核心提示：我們完全可以通過使用PowerPoint2007的“重用幻燈片”功能來減少重復(fù)工作。

圖一 用好PowerPoint的“重用幻燈片”

在我們用PowerPoint2007制作幻燈片的過程中，會(huì)碰到一些情況：比如我們要制作一批幻燈片，這些幻燈片中有一部分內(nèi)容是大致相同的，例如各種圖表、報(bào)告、數(shù)據(jù)等，這個(gè)時(shí)候如果我們還一個(gè)一個(gè)的來制作幻燈片，效率低不說，還相當(dāng)容易出錯(cuò)。其實(shí)，我們完全可以通過使用PowerPoint2007的“重用幻燈片”功能來減少重復(fù)工作。

我們可以先將所有的PPT演示文稿中相同那一部分幻燈片內(nèi)容全都集中到一起來制作一個(gè)PPT2007演示文稿，然后再按照展示對(duì)象的不同，從里面選擇出合適的幻燈片按實(shí)際需要的順序生成新的演示文檔。這樣我們只需要通過簡單的選擇排序即可解決問題，完全不需要再重復(fù)制作幻燈片了。而PowerPoint2007中提供的重用幻燈片功能可以幫助我們輕松實(shí)現(xiàn)這一目的。

圖二 用好PowerPoint的“重用幻燈片”

打開PowerPoint2007，在“開始”選項(xiàng)卡中單擊“新建幻燈片”的下拉箭頭，在下拉列表中選擇下面的“重用幻燈片”項(xiàng)，此時(shí)在窗口右側(cè)會(huì)顯示“重用幻燈片”窗格。在“重用幻燈片”窗格的“從以下源中插入幻燈片”中輸入事先做好的總演示文檔的文件路徑，回車確認(rèn)打開。或者單擊“瀏覽”選擇“瀏覽文件”，在“瀏覽”對(duì)話框中選擇打開總演示文檔。確認(rèn)打開后總演示文檔中的所有幻燈片都會(huì)顯示在“重用幻燈片”窗格的列表中。

圖三 用好PowerPoint的“重用幻燈片”

新建一個(gè)空演示文檔，在“重用幻燈片”窗格中單擊，要插入的幻燈片，即可把該張幻燈片插入到當(dāng)前顯示的那張幻燈片的后面。按向員工展示所需要的順序逐一單擊插入各張幻燈片，再根據(jù)需要適當(dāng)對(duì)文檔進(jìn)行修改，然后把當(dāng)前文檔保存為“全體員工會(huì)議演示PPTX”就行了。重復(fù)這一步即可輕松地按不同需要分別整理出“董事會(huì)報(bào)告.PPTX”“財(cái)務(wù)人員說明PPTX”等多個(gè)不同的演示文檔。